Politique de confidentialité

ARTICLE 1 - RESPONSABLE DU TRAITEMENT

[à compléter] ([à compléter]) est responsable du traitement pour les données liées à la relation avec la société cliente (ci-après « le Client ») : compte, facturation, usage du portail par le personnel du Client. Pour les données personnelles des correspondants du Client traitées via le Service (e-mails reçus et envoyés, demandes enregistrées par l'assistant, fiches du carnet de relation client), le Client est le responsable du traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, pour le compte et sur instruction du Client. Un accord de sous-traitance (DPA) est mis à disposition des clients. Contact : [à compléter].

ARTICLE 2 - DONNÉES COLLECTÉES

Dans le cadre du fonctionnement du Service, les catégories de données suivantes sont collectées et traitées :

• Données d'identification du Client : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom commercial et dénomination de la société
• Données de facturation : adresse postale, numéro de SIRET, informations de paiement (gérées par Stripe lorsque le paiement par carte est choisi)
• Identifiants de la boîte e-mail connectée : mot de passe d'application ou jeton OAuth, conservés chiffrés et jamais affichés
• Données des correspondants du Client : contenu des e-mails reçus et envoyés, coordonnées communiquées par le correspondant, demandes exprimées (société, fonction, besoin, calendrier, budget indiqué)
• Données confiées par le Client : documents et textes de la base de connaissances, fiches du carnet de relation client
• Données d'utilisation : journaux de connexion, statistiques d'usage, données de navigation sur le tableau de bord

ARTICLE 3 - FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

Exécution du contrat : Fonctionnement du Service (lecture des e-mails, rédaction des réponses, suivi des demandes), gestion du compte utilisateur, facturation.

Intérêt légitime : Amélioration du Service, analyse statistique anonymisée, prévention des fraudes et abus, sécurité.

Obligation légale : Conservation des factures et données comptables conformément à la législation en vigueur.

ARTICLE 4 - SOUS-TRAITANTS ET TRANSFERTS DE DONNÉES

Les données sont traitées par les sous-traitants suivants, tous engagés contractuellement à respecter le RGPD et tous établis dans l'Union européenne :

Le fournisseur de la boîte e-mail connectée (par exemple Google, Microsoft ou OVH) n'est pas un sous-traitant de l'Éditeur : il est le prestataire du Client, choisi par lui, et le Service y accède avec les autorisations qu'il lui accorde. Aucun autre transfert hors Union européenne n'est réalisé.

• OVHcloud (OVH SAS, France) : hébergement de l'infrastructure applicative et des données (serveurs, base de données, cache, base vectorielle, stockage des documents) dans un centre de données situé en France, et envoi des e-mails transactionnels du Service
• Mistral AI (France) : modèles de langage et calcul des représentations vectorielles pour la rédaction des réponses et la recherche dans la base de connaissances ; aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles
• Stripe Payments Europe (Irlande) : traitement des paiements par carte, uniquement lorsque le paiement par carte est choisi ; en tant que groupe international, Stripe peut recourir à des traitements hors Union européenne, encadrés par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (décision 2021/914)

ARTICLE 5 - DURÉE DE CONSERVATION

Les données sont conservées pendant les durées suivantes :

• Données de compte : pendant toute la durée d'utilisation du Service, puis supprimées à la clôture du compte ; sur demande d'effacement (art. 17 RGPD), dans les meilleurs délais
• E-mails et conversations traités par l'assistant : 12 mois après le dernier échange
• Demandes enregistrées par l'assistant (démonstration, devis, essai) : même durée que la conversation dont elles sont issues (12 mois)
• Identifiants de la boîte e-mail connectée : jusqu'à la déconnexion de la boîte, puis supprimés immédiatement
• Données de facturation : 10 ans conformément aux obligations comptables
• Journaux de connexion : 12 mois

ARTICLE 6 - DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants, à exercer auprès de [à compléter] ; un correspondant du Client exerce ses droits auprès du Client, que l'Éditeur assiste :

• Droit d'accès : Obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : Corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : S'opposer au traitement de vos données
• Droit de limitation : Demander la limitation du traitement